인 설립 시 필수 서류 중 하나는 '정관'이다. 정관은 회사 조직 및 활동 등에 관한 근본적인 규칙을 정한 문서로 원활한 회사 운영 및 관리를 위해 필요하다. 하지만 작성부터 관리까지 완벽하게 하는 경우는 드물다.
회사를 처음 설립하는 경우에는 정관에 대한 정보가 부족해 인터넷 검색으로 찾은 기본 정관을 사용하거나 외부 전문가에게 맡겨 세팅하다 보니, 정관 규정이 어떤 항목으로 채워져 있는지 모르는 경우가 대부분이다.
또한 초기의 목적으로만 회사를 운영하지 않고 다른 분야로 확장하거나 새로운 분야로 전환하는 경우가 있다. 이때 목적을 반드시 등기부등본에 기재해야 하는데, 목적과 다른 형태로 운영하는 경우에는 불이익이 발생할 수 있다. 사업자가 업태나 업종을 추가하는 것은 정관을 변경하는 것과 동일하다. 즉, 정관을 변경해야 추후에 일어날 수 있는 문제에 대비할 수 있다.
그뿐 아니라 정관에 절대적 기재사항만 포함된 경우도 많다. 이 경우, 임원이나 주주의 이익보호에 필요한 사항을 놓쳐 문제가 될 수 있다. 본래 정관은 절대적 기재사항과 상대적 기재사항이 포함되어 있어야 한다.
절대적 기재사항은 목적, 상호, 회사가 발행할 주식의 총수, 1주의 금액, 회사 설립 시 발행하는 주식의 총수, 본점 소재지, 회사가 공고하는 방법, 발기인의 성명 등이 있다. 이는 정관에 반드시 들어가야 하는 내용이기 때문에 어느 하나가 누적되면 정관 자체가 효력을 상실하게 된다. 따라서 해당 내용이 등기사항인 경우, 변경 등기를 반드시 진행해야 한다.
상대적 기재사항은 정관에 반드시 기재해야 하는 사항은 아니지만 회사, 임원, 주주가 이익을 얻거나 행위를 하기 위한 목적이 있다. 주식에 관한 사항, 주주총회에 관한 사항, 임원의 보수 및 퇴직금, 배당 규정 등이 포함되어 있어 기업이 성장하고 상법 및 세법의 규정이 바뀔 때마다 순발력 있는 정비가 필요하다.
유통회사인 J 사의 황 대표는 회사의 창립 멤버였던 강 이사가 건강상의 이유로 퇴사하게 되자, 그간의 공로를 인정해 이례적으로 큰 금액의 퇴직금을 지급했다. 하지만 J 사의 정관에는 ＇등기이사에게는 퇴직금을 주지 않고, 정관이나 다른 규정에 따라 퇴직 위로금을 줄 수 있다'라고 기재되어 있어 문제가 됐다.
주식회사의 임원은 회사에서 일정한 업무를 맡기 때문에 일반 직원과는 다르게 고용 관계가 아니라고 보는 것이 일반적이다. 임원에게는 노동관계법이 적용되지 않고, 퇴직금도 발생하지 않는다. 하지만 정관에 임원 퇴직금 지급 관련 규정이 있었다면, 이를 근거로 퇴직금을 지급할 수 있다.
이처럼 정관을 변경하거나 보완하지 않아 문제가 되는 일이 많다. 상여금도 임원의 상여금 규정을 정관에 명시해야 한다. 그렇지 않으면 명절이나 연말에 지급하는 상여금은 모두 손금불산입 된다.
따라서 정관은 주기적으로 변경해줘야 효과적으로 관리할 수 있다. 그러나 정관 변경이 갑작스럽게 진행되거나, 개정된 정관이 특수관계자의 이익을 위한 편파적인 개정으로 판단되면 과세당국으로부터 문제 제기를 받게 될 수 있다.
즉, 시시때때로 정관을 변경한다면 정당하고 적법하게 기업 운영을 했더라도 부당행위에 따른 손금산입이 부인될 수 있다. 따라서 주기를 잘 지키며, 세금 문제가 발생하지 않는 한에서 정관 변경을 시도하는 것이 효과적이다.
또 정관 내용을 수정할 때는 주주권리를 보장해야 한다. 그렇지 않으면 횡령 및 배임죄로 처벌받을 수 있다. 아울러 정관을 변경할 때는 임원 급여, 퇴직금, 임원 보수, 유족 보상제도, 비상장주식 기업 가치 평가, 대표이사 가지급금 처리, 가수금 처리, 미처분 이익잉여금을 통한 기업 자금 활용, 명의신탁주식 정리, 기업 가치 조절, 가업 승계, 기업 경영관리 시스템 구축, 정책자금 및 지원금 활용 등을 종합적으로 고려해야 한다. 그리고 기업 목표에 따른 보완점을 고려한 변경안의 적용이 필요하기에 전문가와 상담을 통해 진행하는 것이 바람직하다.
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